OGS-Dokumentationssoftware

Die OGS-Dokumentationssoftware soll es Offenen Ganztagsschulen ermöglichen, die Dokumentation der Anwesenheitszeiten der Schülerinnen und Schüler ohne großen Aufwand EDV-gestützt zu erledigen. Entwickelt und betreut wird dieses Programm durch das Regionale Bildungsbüro des Kreises Coesfeld.

Bei dem Programm handelt es sich um eine Excel-Datei mit Makros (in Excel implementierter Programmiercode). Voraussetzung für die Verwendung des Programms ist Microsoft Excel in einer Version ab Excel 97. Zudem ist es notwendig, Excel den Zugriff auf Makros zu gewähren. Dies ist standardmäßig in Excel deaktiviert, da Makros schadhaften Programmcode enthalten können. Excel wird sie im Regelfall beim Öffnen der Datei fragen, ob Sie den Zugriff auf Makros gewähren wollen. Beantworten Sie diese Frage bitte für diese Datei mit „Ja“.

Das Programm ist aus Datenschutzgründen mit einem Passwort geschützt. Das voreingestellte Passwort lautet sommer2013. Bitte vergeben Sie in Ihrer Einrichtung ein neues Passwort für die Datei.

Einspielen eines Updates

Die neue Version kann wie folgt eingespielt werden:

1.) Klicken Sie in der neuen Version des Programms auf die Schaltfläche „Daten importieren“.

2.) Wählen Sie in dem Fenster,  das sich öffnet, bitte Ihre Version dieses Programm mit den bereits erfassten Daten aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

Es werden alle Daten – einschließlich der Einstellungen – importiert.

Liste der Änderungen

Update Version 2.42 (21.11.2014)

Fehlerbehebung: In vorherigen Versionen konnte es zu einem Fehler beim Laden der Daten (Abreisezeiten und Mahlzeiten wurden nicht aus den Vorgaben geladen) und beim Speichern (Laufzeit-Fehlermeldung) kommen, wenn eine Version von Excel 97, 2000 oder 2003 verwendet wurde. Bei neueren Excel-Versionen trat dieser Fehler nicht auf.

Update Version 2.41 (16.09.2014)

Fehlerbehebung: In Version 2.40 hat sich leider ein Fehler eingeschlichen. Durch diesen Fehler dauerte das Speichern der Daten sehr lange. Dieser Fehler wurde in dieser Version behoben.

Update Version 2.40 (16.09.2014) - Liste der Änderungen

Arbeitsgeschwindigkeit verbessert: Die allgemeine Arbeitsgeschwindigkeit wurde verbessert. Dies betrifft das Blatt "Eingabeliste" aber insbesondere auch die Monatsauswertungen und die Jahresstatistik.

Jahresstatistik für gesamte OGS: Mit dem Häkchen „Gesamtstatistik für die OGS“ auf dem Blatt "Jahresstatistik" können Sie auswählen, ob Sie eine Auswertung für eine Gruppe oder die gesamte OGS angezeigt bekommen wollen. Wenn Sie das Häkchen bei „Gesamtstatistik für die OGS“ aktivieren, wird die Statistik für alle Schülerinnen und Schüler aus allen Gruppen angezeigt. Wenn Sie das Häkchen entfernen, wird die Statistik nur auf die im Blatt „Eingabeliste“ ausgewählte Gruppe bezogen.

Sicherheitskopie bei Datenbereinigung: Vor dem Löschen von Datensätzen bekommen Sie die Möglichkeit eine Sicherheitskopie der bisherigen Daten anzulegen.

Versionsnummer: Das Blatt "Eingabeliste" enthält jetzt oben rechts (neben dem Adressfeld) den Hinweis auf die Version der Software.

Update Version 2.30 (08.09.2014)

Vorgaben werden beim Bearbeiten geladen: Beim Anklicken der Häkchen bei "Anwesenheit" und "Mahlzeit" werden jetzt automatisch die Standardvorgaben geladen:

Beim Klicken auf das Häkchen bei „Anwesenheit“ passiert folgendes:

Häkchen weg = Uhrzeit leer und Abwesenheitsgrund auf „entschuldigt“
Häkchen da = Uhrzeit auf für den Schüler gespeicherte Uhrzeit und Abwesenheitsgrund auf leer

Beim Klicken auf das Häkchen bei „Mahlzeit“ passiert folgendes
Häkchen weg = Mahlzeitenkategorie ist leer
Häkchen da = Mahlzeitenkategorie aus den für den Schüler gespeicherten Daten wird angezeigt

Update Version 2.26 (19.11.2013)

Fehlerbeseitigung: Beim Laden der Liste der Gruppen auf der Eingabeliste wurden die Voreinstellungen für An- und Abreise teilweise nur unvollständig geladen.

i-Kinder: Integrativ betreute Schüler/Innen (i-Kinder) werden jetzt auf der Eingabeliste und auf dem Wochenplan entsprechend markiert. Beim Import der bisher erfassten Daten wird bei jedem Schüler und jeder Schülerin "i-Kind" = "nein" eingestellt. Sie können diese Vorgabe auf dem Blatt "Schüler/Innen" ändern.

Speichern von Daten in den Ferien / an Wochenenden: Bisher war es nicht möglich Daten an Tagen zu speichern die am Wochenende oder in den Ferien lagen. Das ist jetzt möglich, nachdem man den Warnhinweis bestätigt hat.

Update Version 2.25 (25.09.2013)

Fehlerbeseitigung: Wenn genau 40 Schüler/Innen in einer OGS-Gruppe sind, kam es zu Problemen beim speichern. Dieses Problem wurde behoben.

Klassenbezeichnung auf Berichten: Die Klassenbezeichnung der Schüler/Innen wird jetzt auf allen Berichten angezeigt (Monatsübersichten zur Anwesenheit, Zeiten und Mahlzeiten).

Update Version 2.24 (10.09.2013)

Arbeitsgeschwindigkeit: Die Arbeitsgeschwindigkeit des Programms wurde erheblich verbessert.

Geplante Abwesenheit: Bei Schüler/Innen, bei denen keine Vorgabe für die Beginnzeit an einem Wochentag gemacht wurde, wird unterstellt dass diese an diesem Wochentag regelmäßig und geplant nicht die OGS besuchen. In diesem Fall gibt das Programm für den Schüler / die Schülerin vor, dass dieser / diese entschuldigt an diesem Tag nicht anwesend war. Klären Sie bitte vorher mit der Schulleitung und dem Träger ab, ob eine solche Ausnahmeregelung für den Schüler / die Schülerin besteht.

Essensabrechnung bei nicht-anwesenden Schülern: Bei Schüler/Innen, die nicht anwesend waren, ist es jetzt möglich dennoch eine Mahlzeit anzugeben. Sie werden in diesem Fall vom Programm gefragt, ob Sie wirklich eine Mahlzeit für das abwesende Kind abrechnen möchten.

Christin Domeier

Verwaltungsmitarbeiterin

Telefon: 0 25 41 / 18 90 23

Fax: 0 25 41 / 18 90 27

E-Mail: christin.domeier@kreis-coesfeld.de